EUM-Administratoren verwalten
Die höchste Zugriffs- und Anpassungsebene innerhalb von External User Manager ist den EUM-Admins vorbehalten. Als EUM-Admin können Sie alle Gastzugriffseinstellungen innerhalb von EUM kontrollieren, Onboarding-Verfahren erstellen und verwalten sowie Zugriffsfristen und -bewertungen einführen.
Die Person, die External User Manager zum ersten Mal einrichtet, wird automatisch als EUM-Standard-Admin zugewiesen (nicht zu verwechseln mit dem Teams-Admin), was für kleine Organisationen mehr als ausreichend sein kann; wenn Sie jedoch eine größere Struktur leiten, kann es nützlich sein, mehrere EUM-Admins zu haben, die sich gegenseitig unterstützen.
Lassen Sie uns den Prozess des Hinzufügens zusätzlicher EUM-Admins durchgehen und einige der Berechtigungen erkunden, die diese Benutzer erhalten.
⚙️ Neue EUM-Administratoren hinzufügen
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Expertenmodus > Administratoren.
- Klicken Sie auf + Admin hinzufügen.
- Geben Sie den Namen des Benutzers ein, dem Sie Administratorrechte erteilen möchten. Beachten Sie, dass Sie mehr als einen Admin gleichzeitig hinzufügen können.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Ihr neu hinzugefügter Administrator erscheint unter Ihrem Namen in der Admin-Liste.
- Wenn Sie einen Administrator aus der Liste entfernen möchten, klicken Sie einfach auf das X-Symbol neben seinem Namen.
Die hinzugefügte Person verfügt nun über die gleichen Administratorrechte wie Sie.
🛡️ Administratorrechte
Als EUM-Administrator können Sie:
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External User Manager installieren und konfigurieren auf Ihrem Microsoft 365-Tenant, um eine strukturierte Governance für externe Benutzereinladungen und Onboarding zu ermöglichen.
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Anfrage- und Genehmigungsprozesse implementieren, indem Sie Genehmiger zuweisen, die Gasteinladungen prüfen und freigeben müssen, bevor diese einem Space beitreten, und zusätzlich selbst neue Gäste genehmigen können.
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Metafelder erstellen und verwalten, wie Textfelder, Dropdowns oder Kontrollkästchen, um zusätzliche Informationen von Anfragenden oder externen Gästen während des Onboarding-Prozesses zu erfassen.
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Onboarding-Medien hinzufügen, wie Dokumente, Videos oder Richtlinientexte zum Gast-Onboarding-Prozess, um sicherzustellen, dass Gäste erforderliche Materialien lesen, bestätigen oder elektronisch unterzeichnen.
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Strukturierte Onboarding-Prozesse einrichten, die Genehmigungen, Metafelder und Onboarding-Medien zu geführten Abläufen für externe Benutzer kombinieren.
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Namenskonventionen definieren und durchsetzen für Gäste, unter Verwendung von Prefix, Suffix oder Metadaten-Werten, um externe Benutzer eindeutig zu identifizieren und zu standardisieren.
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Zugriffsüberprüfungen planen und durchführen, um Gastmitgliedschaften in Teams und SharePoint regelmäßig zu überprüfen, mit automatisierten Benachrichtigungen und Genehmigungsworkflows.
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Bestehende Gäste importieren, die bereits auf Ihrem Microsoft 365-Tenant vorhanden sind, in External User Manager, um sie in Ihre Governance-Infrastruktur einzubinden.
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Einblicke und Analysen überwachen mit Dashboards und Berichten, die Transparenz über Gastanfragen, Genehmigungen, Onboarding-Aktivitäten und Zugriffsüberprüfungen bieten.
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